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大杉日香理ブログ

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スケジュール管理が苦手な人に知っておいてほしいこと

自分の得意、不得意を把握することが先決

リモートワークでよく耳にする悩みの一つが、時間の管理です。
自宅で仕事をする中でオンオフの区切りがわからず、ずっと作業を続けてしまう人もいるようです。

また、反対についダラダラとしてしまい、仕事が進まないという人も。
会社に出勤している時は周囲の目もあり、スケジュール通り進められたのに、自宅だと困難になってしまった、なんてケースもあるようです。

そこで今回は、仕事のスケジュール管理についてお話したいと思います。

そもそも、仕事と一口に言っても、さまざまな作業や工程があります。その中で、人によって得意な分野と、苦手な分野があるはず。

アイデアを形にするのが得意な人もいれば、進行管理を苦も無くこなす人もいます。
また、やりたい仕事、やりたくない仕事というのもあるでしょう。

特にスケジュール管理が苦手という方は多いようで、仕事は納期が迫らないと手をつけないという人もいます。
そんな仕事の進め方に対して、「なぜ自分は事前に立てたスケジュール通りに進められないのだろう…」と、自己嫌悪に陥っている人も少なくないのではないでしょうか。

「夏休みの宿題」でわかる仕事の進め方

「もっと早くやっておけばよかった」と後悔する気持ちもわかります。
ただ、締切間近にエネルギーの密度を高く仕事を完結させるというのが、その人に合ったベストのやり方ということも考えられます。

ここで大事なのが、まず自分がどのタイプかを把握しておくということ。
例えば、子どもの頃に誰もが経験した、夏休みの宿題を思い出してみてください。

毎日、自分で決めたスケジュール通り、きちんと進められた人もいれば、最後の1週間にまとめて終わらせたというタイプもいるはずです。
では、自分はどちらだったでしょうか?

そして、よく思い出してほしいのが、提出物をすべて出し終えたかどうかです。
前者と後者、どちらにしても、夏休み明けの提出日に間に合っていれば問題ありません。

つまり、後者の最後にまとめて宿題を終わらせるタイプなら、無理なスケジュールを立てて「また今日もできなかった」「先送りをしてしまった」と、自分を責めながら毎日を過ごすのは心に負荷を与えるだけ。
それよりも、最後に凝縮して終わらせることを初めから決めて、最初のうちにたくさん遊んでおこうと考えるのも一手だったはずです。

要は、開き直りが大事で、実はそのほうが心は健全なのです。

切羽詰まってから力を発揮する“背水の陣タイプ”

話を現在の仕事に戻しましょう。
これまで仕事をどういうスタンスでこなしていたかを振り返ってみてください。
どんな工程を踏んでいたとしても、結局は締切を守ってきたのではないでしょうか。

そうした意味では、無理をせずに自分に合った動き方のほうがよい仕事ができているケースが多いのも事実です。
これは、私が今まで数多くのクライアントを見てきて検証した結果でもあります。

いわゆるぎりぎりになってからでないと動けない“背水の陣タイプ”というのは、早めにスタートするよりも、切羽詰まった状態で集中力を上げ、効率よく終わらせることを得意とします。

「それなら最初から集中的に取り組めばいいのでは?」と思うかもしれませんが、“背水の陣タイプ”にとってそれは仕事の質を下げてしまう場合もあるのです。

時間に余裕がある中、アイデアが浮かばなかったり、集中できずにダラダラと作業を進めたりと、結果的にもったいない時間を過ごしてしまいかねません。

それなら、締切間近に一気にやってしまう。
そして、自分はそういうほうが力を発揮できるタイプだと自覚し、自己嫌悪に使っているエネルギーも仕事に向けたほうが絶対にいい。

リーダーはタイプに合わせた仕事の組み立てを

では、ここでマネジメント側の視点から考えてみましょう。
“背水の陣タイプ”と、スケジュールを守れるタイプがいることがわかれば、それぞれタイプに合った仕事の進め方を割り振ることでコントロールすることができます。

それだけでなく、自分がどのタイプかをまだ把握できていないために仕事をうまく進められず、疲弊している人にアドバイスすることも可能でしょう。

タイプの見分け方は、納期の短い小さなプロジェクトを数回にわたって体感させてみるという方法があります。
その中で締切が守れない、体調管理がうまくいかないなど、改善点を明確にしていき、ベストな進め方を一緒に考えていく。
その結果、“背水の陣タイプ”だとわかれば、締切を少し早めて伝えることもできるはずです。

つまり、正式な納期を知らせずに、リスクヘッジとして早めの締切を伝えておく。
これならもし間に合わなくても、挽回する時間があるので安心です。

ただし、締切に間に合わなそうなタイミングで「実はまだ余裕がある」と種明かしをするのではなく、「今日1日でやってしまおう」と声をかけ、最後までコントロールすること。
ここまでがリーダーの役割なのです。

「つらい」「苦手」は自分を知るチャンス!

日本人は生真面目で、スケジュールを立てられない人が悪として見られる風潮があります。書店を覗いても、そうしたテキスト本が数多く売られており、それがヒットしてもいます。

逆を言えば、それだけスケジュール管理ができない人が多いということでしょう。それなのに、仕事の質よりもスケジュールを重視した進め方にばかり注目が集まり、それが善とされてもいます。

本来は締切までにクオリティの高いものを仕上げることが重要なはずです。
それにも関わらず、気づけばスケジュール通りに進めることに注力して仕事をしていた、なんて人も多いのではないでしょうか。

上司から言われるままに、苦手なスケジュールの組立てまで自分のやり方と違った手法を押し付けられたら、本来のパフォーマンスを発揮できないのは当たり前です。

「つらい」「苦手」と感じた時は、自分を知るチャンスでもあります。
自分の得意分野や何に重きを置いているかについて深く考えることは、仕事や人生をうまく進めることにもつながります。

自分は仕事をどういうペースで進めれば、ベストパフォーマンスを発揮できるのかを知ること。
また、リーダーは部下がどのタイプに当てはまるのかを把握すること。

双方の“知る努力”がよい仕事を生む秘訣なのです。

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